本記事は、以下のような方向けに作成しています。
スケジュールを見える化して仕事を効率化するための方法について知りたい
いきなりですが、上記のような方のための結論です。
スケジュールを見える化するツールとしてガントチャートがオススメ
本記事では、ガントチャートを作成する方法と運用のコツについて紹介します
それでは早速見ていきましょう！
ガントチャートとは
ガントチャートとは、仕事や勉強など、ある目的を達成するためのプロジェクトにおけるスケジュールやタスクを管理するためのツールです。ガントチャートは、全体の日程感や進捗状況をひと目で把握する目的で作成します。
ガントチャートの歴史は古く、 1910年代にアメリカの機械エンジニアが大量生産に適した進捗管理方法として生み出したのがきっかけです。100年以上も前に生まれたツールではありますが、スケジュールやタスクを管理するために、今でも多くの企業やプロジェクトで使用されています。
ガントチャートのメリット
タスクの時系列でのつながりがひと目で分かる
プロジェクト内のタスクにおいて時系列でつながりが発生します。例えば、タスク１とタスク２があったとして、タスク１が終わった後でないとタスク２が実施できない状況がタスクの時系列でのつながりになります。タスクが非常に多い場合、このようなタスクの時系列でのつながりを全て把握するのは大変ですが、ガントチャートを使うとこのタスクの時系列でのつながりをひと目で把握できるようになります。
各タスクの日程や担当者がひと目で分かる
ガントチャートでは各タスクにおける開始日と終了日をカレンダーの中に図示するので、日程がひと目で把握できます。また、チームでガントチャートを運用する場合は、それぞれのタスクに担当者を記載すれば、それぞれの担当者がどの日にどのタスクを実施すれば良いかがひと目で分かるようになります。
進捗・遅延の状況がひと目で分かる
ガントチャートは作成して運用していく上で、日々更新していきます。ここで、ガントチャートにはそれぞれのタスクの期限を記載しておけば、タスクの終了日に対して期限まで何日あるか、期限に対してスムーズにタスクが完了できているのか、逆に終了日が期限を超過していないか、といったような進捗状況と遅延状況をひと目で把握することが出来ます。
ガントチャートのデメリット
作成するのに時間がかかる
ガントチャートは、作ってしまえば作業を効率化するのに役立ちますが、作成するために最初にタスクの整理と日程表の作成をするところが時間がかかってしまいます。
これに対して、本記事では効率的にガントチャートを作成する流れについて紹介していきます。
複雑になると逆に分かりにくい
ガントチャートは、基本は各タスクの内容と開始日・終了日を記載して図示していきますが、期限や担当者、タスクの時系列の情報などさらに色々な情報を記載しようとすると、かえってわかりにくくなってしまう場合があります。
本記事では、十分な情報を記載しつつ複雑にならないようなガントチャートの作り方について説明していきます。
その日に実施するタスクの詳細が分かりにくい
ガントチャートは、各タスクの開始日・終了日についてはひと目で分かりますが、例えば開始日から終了日まで５日あった場合、１日目にはどこまで、２日目にはどこまで、といったような詳細の進め方を記載しにくいデメリットがあります。
本記事では、ガントチャートを使いつつそれぞれの日でやることを明確化するコツについて説明していきます。
ガントチャートを作成する流れ
ガントチャートを作成する流れについて説明します。作成する例として、以下の画像のようなガントチャートを作っていく前提で説明していきます。
また、画像のガントチャートに記載されているのは、以下の内容となります。
①タスクの概要
②タスクの優先度
③タスクの期日
④タスクの担当者
⑤日と曜日
⑥タスクの開始日と終了日を棒状で示し、タスク間の依存関係を線でつなげ、期日を赤丸で示す
タスクの洗い出し・順序設定
はじめに、『①タスクの概要』を書き出します。今回のタスクは、例としてタスク１〜5となりますので、これらを書き出します。次に洗い出したタスクの時系列でのつながりを整理します。今回の場合のタスク間のつながりは以下の図のようになり、このようにタスク間の依存関係を図示します。
タスクの優先度、期限と作業日数を書き出す
次に、『②タスクの優先度』、『③タスクの期日』と各タスクの作業日数を書き出します。ここで、タスクの期日が特に決まっていない場合には、余裕をもたせた期日を設定しましょう。余裕があれば、トラブルが発生した際や緊急のタスクが舞い込んできた際に調整がききやすくなります。
ガントチャートに情報を入力する
ここで、書き出したタスクの情報をガントチャートに入力していきます。まず表を作り、プロジェクト全期間に渡り『⑤日と曜日』の枠を作成します。そして作った表の中に、タスクの概要、優先度、期日と『⑥タスクの開始日と終了日を棒状で示し、タスク間の依存関係を線でつなげ、期日を赤丸で示す』を入力していきます。
担当者を設定する
最後に、タスクの担当者を決定し、『⑤タスクの担当者』を入力していきます。担当者を決める際には、各タスクの日程を考慮してひとりの担当者に負担が偏らないようしましょう。また、作成しているガントチャートのプロジェクトのみでなく、他のプロジェクトの状況もみたうえで作業が多くなりすぎないようにも配慮しましょう。
進捗に応じてガントチャートを更新
日程や担当者の設定が完了したら、実際にタスクを実施していきます。この際、タスクの進捗状況や完了状況を記録していきましょう。また、タスクが追加された際や、期限やタスク担当者が変更になった際にはの修正を盛り込んで更新しましょう。常にガントチャートを最新の状態に保つようにすることで、プロジェクトのメンバー全員が常に現在の状況を確認できるようにしましょう。
ガントチャートを運用するコツ
ガントチャート運用のコツは、主に以下の２点です。
- アプリを使って作成する
- カンバンボードを併せて使う
アプリを使って作成する
ガントチャートを作成するツールとして、エクセルなどのスプレッドシートを使う方は多いと思いますが、フォーマットが予めない場合には日程表の作成をするところから始めなければならないため時間がかかってしまいます。この時間を削減するためには、ガントチャートを作成できるWebアプリやモバイルアプリを使いましょう。Webアプリやモバイルアプリであれば、ガントチャートの日程表を作成する必要がなく、必要最低限の入力でガントチャートを作成できます。また、開始日と終了日や期日、担当者の更新も簡単かつ直感的に対応することができます。このため、作成や管理の時間を大幅に短縮することができるので、ぜひガントチャート機能を有するWebアプリやモバイルアプリを使ってみましょう。
カンバンボードを併せて使う
ガントチャートは、各タスクの開始日・終了日についてはひと目で分かりますが、それぞれの日に何をどこまでやるべきといったような具体的なToDoがわかりにくいデメリットがあります。そのため、ガントチャートと併せてカンバンボードを使いましょう。
カンバンボードでは、やらなけらばならない作業を付箋などを使ってボード上に一覧にして、チームで共有します。そして、実施待ちの作業の中から優先度順で作業を選んで実施していく運用をします。ここで、ガントチャートのタスクを１日で完了できるレベルまで細分化した内容で作業を付箋に書き込めば、その日に実施する内容が明確になり、また作業を着実にこなしていくことでタスクを予定通り進めることが出来ます。
このように、全体の日程と作業の流れを確認するためにガントチャートを作成し、実際の作業を確認するためにカンバンボードを併せて使っていくことをオススメします。
カンバンボードについては、以下の記事が参考になりますので、ぜひご覧ください。
さいごに
これで、スケジュールの見える化し仕事を効率化するために有効なガントチャートを作成する方法とコツについての紹介を終わります。
今回の記事では、ガントチャートを作成する上でアプリやWebサービスを使用する方が効率的であることを紹介させていただきました。また、ガントチャートとToDoボードを併せて管理することをオススメさせていただきました。この機能をもつアプリケーションとして、私が運営する『Goal-Path』を紹介します。
Goal-Pathをおすすめするポイント
１．タスクと細分化したそれぞれの日のToDoを見える化
ガントチャートとカンバンボードによってタスクとToDoを分かりやすく見える化します。
２．自動でスケジュール作成
スケジュール作成や再調整を自動化することで時間を削減します。
３．タスクとスケジュールのノウハウ化
一度完了したスケジュールのフローをノウハウとして蓄積し再現することが可能です。
これらの機能が無料で使用できます。
また、Goal-Pathでは完了したスケジュールを、ノウハウとして販売し、収益を上げることも出来ます。スケジュールを管理をしつつ、それを商品として売ることが出来るため、一石二鳥のスケジュール管理アプリです。
興味がある方はぜひ以下のリンクからご利用してみてください。
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